起業前から始める書類整理

起業前から始める書類整理

起業前から始める書類整理


最初が肝心!お金関係の次は書類です。

個人事業主の書類整理について、最初に書いたブログ「個人事業主が最初に整理する書類」、今も多くの方に読んでいただけて嬉しいです。まだの方は、ぜひご覧ください(詳しくはこちら)。

 

大事なことなので、もう一度書きます。

書類整理のポイントは

・起業前の時間があるときに収納グッズや仕組みを準備しておく

・一元管理(1か所に集める)

です。

最初に買ったのはバインダーとドキュメントファイル


書類整理の目的は「必要な書類が必要なときに出せること」です。一元管理(1か所に集める)で紛失防止です。

本業に支障が出ないよう、整理の手間と収納グッズは必要最小限でいきましょう。

まずは、この2つがおすすめです。

 

バインダー

A4サイズの書類が入るバインダー(画像の左)は、抜き差しが簡単なところが魅力です。

私は2冊使っていて、1冊は開業届などの重要書類、もう1冊は前期までの会計書類を入れています。

バックオフィスのサポートをしている会社の書庫を拝見したら、主にクリアポケットで収納していました。

ポケットの数が足りなくなり、買いに行く時間もなかったのか、書類がはみ出ていました。

クリアポケットは

・書類を順番に並べる必要がある

・書類の枚数が決まっている

場合には便利ですが、今後追加が予想される書類にはバインダーがおすすめです。

 

ドキュメントファイル

領収書など会計書類を保管するときに使うドキュメントファイル(画像の右)は、6~12ポケット(1期分)がおすすめです。

理由は、ポケットが多いとファイルが分厚く重いので、開くのもおっくうになるからです。

私は6ポケットのものを2冊、見出しシールを貼って使っています。

確定申告前、総勘定元帳と会計書類の内容が合っているか確認します。そのとき「今日は1~6月のファイルを見よう」と、確認作業のハードルを下げるためです(笑)。

個人事業主が最初に整理する書類

画像クリックで、ブログ「個人事業主が最初に整理する書類」をご覧いただけます。

書類には事業主の人柄が出る


「たかが書類の整理でしょ」と思った方、要注意です。

書類(整理)には、事業主の人柄が良くも悪くも出ます。大げさではなく信頼関係にも影響します。

例えば、領収書が足りず正確な損益を算出できないとしたら問題です。 

 

会社の「格」を決める要素にもなり得ます。

「我が社は従業員を大事にしています」と言っている会社で、労働者名簿※の記載がスッカスカだったらどうでしょう?

本業に忙しくなった事業主に雇われた事務スタッフが書類ぐちゃぐちゃの書庫を任されたら絶望しませんか?

「この人(事業主)のところで働いて大丈夫なんだろうか・・・」と思うかもしれません。

 

ついでに、シュレッダーを持っていない場合も要注意です。

個人事業主は家で仕事することもあるでしょう。機密情報が載った書類を数回破いて家のゴミ箱に捨てていませんか?

家で書類を保管する場合は、専用スペースを設けるなど私物と混合しないように気を付けていきましょう。

 

※労働基準法第107条で定められた従業員の氏名や生年月日などの情報が載っている書類。様式は厚生労働省のホームページ(こちら

今回のゴール


・開業届など、重要書類を収納するファイル

・領収書など、会計書類を収納するファイル

・シュレッダー

を準備する。

 

 

※こちらのブログは、個人の経験・見解です

※制度は変更になる場合がありますので、現行のものを確認してください

 

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